仕事の効果効率を上げるのに「整理整頓」は欠かせません。
仕事の早い人のパソコン画面を見ると、ディスクトップにアイコンが少なく整理整頓がされていると感じられます。反対に仕事の遅い人のパソコン画面を見ると、ディスクトップいっぱいにアイコンがあり整理整頓されておらず、対象データを探すだけで時間がかかりそうです。
パソコンの画面一つを見ても、整理整頓で仕事の効果効率が上がることが分かります。
目次
○日常業務における「5S」とは
仕事の中で聞いたことのある「5S」ですが内容は・・・
整理（SEIRI）・整頓（SEITON）・清掃（SEISOU）・清潔（SEIKETU）・躾（SITUKE）の頭文字であるSを取り「5S」となります。
整理・整頓・清掃は、行動！清潔は、状態！躾は、教育！と言えます。
5Sを日常業務に置き換えて言うと・・・整理、整頓 + 習慣 と言うことが出来ます。
整理・整頓が、仕事の効率に重要な行動となりますが、なんとなく似ている様で何が違うのか分からなくなってしまう事がありますので、しっかりと言葉の定義を覚えておきましょう。
・整理：物を減らすこと。不要な物を捨てること。
・整頓：配置すること。すぐに取り出せる状態を作ること。
○整理整頓をするメリット、しないデメリット
・整理整頓をしないデメリット
整理整頓をしないデメリットは、何かを使う時に効率的に探せないことがあげられます。
整理整頓しないことで、何かを探している時間を1日5分と仮定しましょう。
・・・1ヶ月（21日）で105分・・・1年（252日）で1,260分（=21時間）
と１年間の勤務時間の中で2.5日分も探し物をしていると言えるでしょう。
何かを1日5分間と仮定しましたが、「パソコンのデータを…」「会議資料を…」と考えると1日5分間以上検索時間に費やしている方多いと思います。
それが10分間なら5日分、20分間なら10日分も探し物をしているとなります。
・整理整頓をするメリット
整理整頓をするメリットは、
- 仕事の効率が上がる
- ミス（事故）が防止できる
- 気持ちよく仕事ができる
結果として・・・生産性が高まり！仕事ができる人になる！
○「整理整頓」はいつからやるのか？
整理整頓をすることにより、生産性が高まり！仕事ができる人になる！ことが分かりました。
それでは、いつから開始しますか？『今すぐやる！』人こそ、仕事ができる人です。
世の中に「ハイパフォーマー」と「ローパフォーマー」がいますが能力差は、そんなに大きな差ではありません。
大きな差は、即行動するか！保留するか！となります。
ハイパフォーマーの方は、良いことを今すぐやる！習慣が付いている。
ローパフォーマーの方は、まずは保留！そして保留！そして結局やらない！となります。
整理整頓をしなければ仕事が流れない等の業務の一環でも無く、自分事なので緊急性もありません、また上司に命令されたことでもないので、後回しになってしまいます。
しかし、”今すぐやる！”ことで、生産性が高まり！仕事ができる人になる！ので最優先事項として整理整頓を行ってみましょう。
○「整理」の実践
整理とは、「物を減らすこと」「不要な物を捨てること」です。
手順として・・・
- 出す
- 分ける
- 減らす
- 戻す
の４つの手順から成り立っております。
１、出す
⇒整理しようとする場所の物を全て出しましょう。
２、分ける
⇒「必要な物」「不要な物」に分けましょう。コツとして、1ヶ月以上使用していない文房具・事務用品なら不要な物！1年以上閲覧していない書類なら不要な物！の様に分ける基準を決める事です
３、減らす
⇒「不要な物」は、捨てて減らしましょう。
４、戻す
⇒「必要な物」は、元にあった場所にそのまま戻す。戻す際、綺麗に戻す！効率な配置で戻す！等は考えずに戻しましょう。綺麗、効率的な配置で戻そうとする（=整頓）と、手間がかかり時間がかかります。初めは『整理』だけを徹底しましょう。
○「整頓」の実践 ～机編～
整理とは、「配置すること」「すぐに取り出せる状態を作ること」です。
生産性の高い机の整頓方法！
１、机の上
⇒机の上には、「PC」と「電話」のみ。その他の物は、置かない。
２、手前引出し
⇒手前引出しには、基本「空」にする。入れるのであれば、作成途中の書類を一時的に保管・明日使うアイテムの保管位でしょう。
３、上引出し
⇒上の引出しには、「文房具・事務用品」を入れます。区画を仕切り、使う頻度の高い物から手前に置きましょう。
４、中引出し
⇒中の引出しには、書類でも文房具でもない「小物類」を入れます。上から見て何がどこにあるか一目で分かるように置きます。
５、下引出し
⇒下の引出しには、「書類」を入れます。ファイルボックスの様なものを分類し、使う頻度の高い書類を手前に置き、取出しやすいように立てて置きます。
○「整頓」の実践 ～PC編～
整理とは、「配置すること」「すぐに取り出せる状態を作ること」です。
生産性の高いPCの整頓方法！
１、デスクトップ
⇒その日使う「ファイルを置く」。ToDoリスト的に活用もする。余計なものは全て「保存フォルダ」に保管する。
２、フォルダ
⇒フォルダが楽に探せる工夫をする。同じ階層には、並列ジャンル（プロジェクト毎・時系列毎）のフォルダを置く。またフォルダ名を工夫することで見やすくする。フォルダ名は短く・ファイル名の頭に2～4桁の数字を付ける。数字を付けることで、表示させたい順に出来る。
３、ファイル（データ）
⇒フォルダ同様に、楽に探せる工夫をする。ファイル名に、日付を付ける・ファイル名のルール統一する。
そうすることで、PCを整頓することができます。
○「習慣化（躾）」させるコツ
習慣化（躾）させるコツは、「整理整頓する具体的なるルール」を見える化することです。
例：決めたルールの共有・掲示、整理整頓された状態の写真掲示 などがあります。
その前提として、整理整頓の基本を教え、自ら実践して部下・後輩にみせることです。
大日本帝国海軍の連合艦隊司令長官「山本五十六」の言葉で・・・
やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ。
部下育成の基本として有名な言葉です。
○まとめ
それではまとめです。
整理整頓をすることで、生産性が高まり！仕事ができる人になる！
それではいつから開始しますか？ ⇒ 『今すぐやる！』
まずは少しの場所からスタートして慣れるだけでも良いので、今すぐやってみましょう。
